Adatvédelmi irányelvek

I. Rólunk

A HeatQ Technology Sp. z o.o., amelynek székhelye Gdańsk 80-017. szám alatt található, a Trakt św. Wojciecha utca 223/225. szám alatt, a Gdański Gdańsk-Północ Járásbíróság 7. Kereskedelmi Osztálya által vezetett Országos Bírósági Nyilvántartás Vállalkozói Nyilvántartásába van bejegyezve, a KRS szám: 0000699123, adóazonosító szám (NIP): 5833268344. A személyes adatokat a jelen Szabályzatban meghatározott módon és elvek szerint gyűjtjük és dolgozzuk fel.

II. Általános rendelkezések

A HeatQ Technology Sp. z o.o.-nál különös hangsúlyt fektetünk ügyfeleink, alvállalkozóink, alkalmazottaink és partnereink magánéletének védelmére. Ennek egyik kulcsfontosságú aspektusa a természetes személyek jogainak és szabadságainak védelme a személyes adataik kezelésével kapcsolatban.

Biztosítjuk, hogy adatainak kezelése megfelel az 2016/679/EK Általános Adatvédelmi Rendelet (a továbbiakban: „GDPR”), a Személyes Adatok Védelméről Szóló Törvény, valamint a különös rendelkezések (beleértve a munkajogban és a számviteli törvényben foglaltakat) rendelkezéseinek.

A HeatQ Technology Sp. z o.o. a GDPR 4. cikkének (7) bekezdése értelmében személyesadat-kezelő. A GDPR 4. cikkének (8) bekezdésében említett adatfeldolgozók szolgáltatásait is igénybe vesszük – ők az adatkezelő nevében kezelik a személyes adatokat (pl. könyvelő, informatikai és biztonsági cégek).

A HeatQ Technology Sp. z o.o. megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajt végre a természetes személyek jogainak és szabadságainak megsértésével kapcsolatos potenciális kockázatnak megfelelő biztonsági szint biztosítása érdekében, a fenyegetés változó valószínűsége és súlyossága mellett. Személyes adatvédelmi tevékenységeink elfogadott szabályzatokon és eljárásokon, valamint alkalmazottaink és munkatársaink ismereteinek és kompetenciáinak bővítését célzó rendszeres képzéseken alapulnak.

III. Mire használjuk fel a személyes adatait?

Munkáltatóként feldolgozzuk alkalmazottaink és a velünk munkaviszonyon kívüli jogviszonyban állók adatait. A vállalkozóktól (pl. alkalmazottaiktól) származó elérhetőségi adatokat szerződések megkötésére és hatékony végrehajtására használjuk fel. Ügyfeleink adatait a szerződés teljesítéséhez és szolgáltatásaink nyújtásához használjuk fel. Marketingtevékenységet is végzünk, és ezen tevékenységek révén arra törekszünk, hogy a lehető legszélesebb közönséget érjük el, és naprakész információkkal lássuk el őket termékeinkről és szolgáltatásainkról.

Az Ön adatait harmadik felekkel az Ön hozzájárulásával, vagy ha erre jogszabály kötelez minket.

IV. Milyen elvek alapján és milyen alapon kezeljük az adatait?

Gondoskodunk az érintettek érdekeinek védelméről, és különösen biztosítjuk, hogy az adatok:

• Jogszerűen, tisztességesen és az érintett számára átláthatóan kezeljük;
• Meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból gyűjtöttük, és további kezeléseinket nem kezeltük ezekkel a célokkal össze nem egyeztethető módon;
• Megfelelőek, relevánsak és a kezelésük céljai szempontjából szükséges mértékre korlátozódtak;
• Pontosak és szükség esetén naprakészek. Lépéseket teszünk annak érdekében, hogy a kezelés céljai szempontjából pontatlan személyes adatokat haladéktalanul töröljük vagy helyesbítsük;
• Olyan formában tároljuk, amely az érintett azonosítását csak a kezelés céljaihoz szükséges ideig teszi lehetővé;
• Olyan módon kezeljük, amely biztosítja a személyes adatok megfelelő biztonságát, beleértve a jogosulatlan vagy jogellenes kezelés, valamint a véletlen elvesztéssel vagy megsemmisítéssel szembeni védelmet is.

Az adatait jellemzően hozzájárulás alapján kezeljük, amelyet bármikor visszavonhat. Egy másik eset, amikor az adatainak kezelése egy olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben Ön az egyik fél, vagy a szerződés megkötése előtt az Ön kérésére történő lépések megtételéhez szükséges.

Bizonyos esetekben az adatkezelés az adatkezelőként ránk vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges. Ilyen kötelezettségek például a munkajogból vagy a számviteli törvényből erednek.

Az adatkezelés jogos érdekeinkből eredő célokból is szükséges lehet, például üzleti tevékenységünkből eredő követelések érvényesítése céljából.

V. Milyen jogaid vannak?

Megfelelő intézkedéseket teszünk annak érdekében, hogy minden releváns információt biztosítsunk Önnek, és tömör, átlátható, érthető és könnyen hozzáférhető formában kommunikáljunk Önnel a személyes adatainak kezelésével kapcsolatban az alábbiakhoz való jogának gyakorlásával kapcsolatban:

Személyes adatok gyűjtésekor nyújtott információk;
Kérésre nyújtott információk – hogy folyamatban van-e adatkezelés, valamint az Általános Adatvédelmi Rendelet (GDPR) 15. cikkében meghatározott egyéb kérdések, beleértve az adatok másolatához való jogot;

• Adatok helyesbítése;
• Az elfeledtetéshez való jog;
• Az adatkezelés korlátozása;
• Adathordozhatóság;
• Tiltakozás;
• A kizárólag automatizált adatkezelésen (beleértve a profilalkotást) alapuló döntés hatálya alóli mentesülés joga;
• Adatvédelmi incidenssel kapcsolatos információk.

Továbbá, ha személyes adatainak kezelése hozzájárulás alapján történik, Önnek joga van azt visszavonni. Hozzájárulását bármikor visszavonhatja, amely nem érinti a visszavonás előtti hozzájáruláson alapuló adatkezelés jogszerűségét.

A jog gyakorlásával kapcsolatos kapcsolatfelvételhez kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot az alábbi elérhetőségeken:

E-mail cím: info@heatq.com.

Levelezési cím: ul. Trakt Św. Wojciecha 223/225, 80-017 Gdańsk

Adatai biztonsága prioritás számunkra. Ha azonban úgy gondolja, hogy személyes adatainak kezelése sérti a GDPR rendelkezéseit, Önnek joga van panaszt benyújtani a Személyes Adatvédelmi Hivatal elnökéhez.

VI. Hogyan fogjuk Önnel felvenni a kapcsolatot

Írásban vagy más módon, beleértve adott esetben az elektronikus úton történő tájékoztatást is. Az Ön kérésére szóban is megadhatjuk a tájékoztatást, feltéve, hogy más módon igazoljuk személyazonosságát. Ha elektronikusan nyújtja be kérelmét, a tájékoztatást is elektronikusan bocsátjuk rendelkezésére, amennyiben lehetséges, kivéve, ha Ön más kommunikációs módot jelöl meg.

VII. Mennyi időbe telik teljesíteni a kérését?

Törekszünk a tájékoztatás haladéktalanul történő megadására – általában a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül. Szükség esetén ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható a kérelem összetettsége miatt. Mindenesetre a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül tájékoztatjuk Önt a megtett intézkedésekről és (adott esetben) a hosszabbításról, valamint a késedelem okáról.

VIII. Podwykonawcy/podmioty przetwarzające

Amennyiben olyan szervezetekkel működünk együtt, amelyek a nevünkben személyes adatokat kezelnek, csak olyan adatfeldolgozók szolgáltatásait vesszük igénybe, akik kellő garanciákat nyújtanak a megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására annak érdekében, hogy az adatkezelés megfeleljen a GDPR követelményeinek és védje az érintettek jogait.

Alaposan átvizsgáljuk az adatainak feldolgozásával megbízott szervezeteket. Részletes megállapodásokat kötünk velük, és rendszeresen felülvizsgáljuk a feldolgozási műveletek megfelelését az ilyen megállapodások tartalmának és a jogszabályi rendelkezéseknek.

A személyes adatainak címzettjei lehetnek:

• a személyes adatok kezelésére törvény által felhatalmazott szervezetek és szervezetek, bankok, amennyiben az elszámolások lebonyolításához szükséges,
• az Adatkezelővel kötött szerződés teljesítéséhez finanszírozást nyújtó intézmények,
• marketingkampányokban együttműködő szervezetek,
• könyvelő cég,
• IT szolgáltató cég,
• futár/szállítási szolgáltató cég,
• követelésbehajtó cég,
• tranzakcióbiztosítók,
• a Facebook közösségi oldal tulajdonosa, a Facebook által meghatározott, változatlan adatkezelési feltételeknek megfelelően, amelyek a https://www.facebook.com/about/privacy címen érhetők el.

IX. Hogyan törődünk az adataid feldolgozásával?

A jogi követelményeknek való megfelelés érdekében részletes eljárásokat dolgoztunk ki, amelyek olyan kérdéseket fednek le, mint:

• Beépített és alapértelmezett adatvédelem;
• Adatvédelmi hatásvizsgálat;
• Jogsértés bejelentése;
• Adatfeldolgozási tevékenységek nyilvántartása;
• Adatmegőrzés;
• Az érintettek jogainak gyakorlása;

Rendszeresen felülvizsgáljuk és frissítjük dokumentációnkat, hogy igazoljuk a jogi követelményeknek való megfelelést a GDPR-ban meghatározott elszámoltathatósági elvvel összhangban, de arra is törekszünk, hogy a legjobb piaci gyakorlatokat is beépítsük az érintettek érdekeinek védelme érdekében.

X. Adatmegőrzés

A személyes adatokat olyan formában tároljuk, amely az érintett személy azonosítását csak a szükséges ideig teszi lehetővé az adatkezelés céljainak eléréséhez. Ezt követően anonimizáljuk az adatokat (eltávolítjuk az egyén azonosítására alkalmas jellemzőket), vagy töröljük azokat. Adatmegőrzési szabályzatunk biztosítja, hogy a személyes adatok tárolásának időtartama szigorúan a minimálisra korlátozódjon.

Az adatkezelés időtartamát elsősorban a jogszabályi rendelkezések (pl. a munkavállalói nyilvántartások és a számviteli dokumentumok megőrzési ideje) és az adatkezelő jogos érdekei (pl. marketingtevékenységek) alapján határozzuk meg. A megőrzési szabályzat mind a papír, mind az elektronikus formában kezelt adatokra kiterjed.

XI. Engedélyek

Biztosítjuk, hogy a felügyeletünk alatt eljáró és az Ön személyes adataihoz hozzáféréssel rendelkező személy azokat kizárólag a mi utasításaink szerint dolgozza fel, kivéve, ha az uniós vagy tagállami jogból más következik.

XII. Sütik

A weboldal sütik használatával kapcsolatos szabályzata.

1. A sütik számítógépes adatok, konkrétan szöveges fájlok, amelyeket a Weboldal Felhasználójának végberendezésén tárolnak, és a Weboldal weboldalaival való használatra szolgálnak. A sütik jellemzően tartalmazzák annak a weboldalnak a nevét, amelyről származnak, az eszközön való tárolási idejüket és egy egyedi számot.
2. A Weboldal Felhasználójának végberendezésén sütiket elhelyező és azokat elérő szervezet a weboldal tulajdonosa.
3. A süti mechanizmus nem a Weboldal Felhasználóiról szóló információk megszerzésére vagy navigációjuk nyomon követésére szolgál. A Weboldalon használt sütik nem tárolnak semmilyen személyes adatot vagy egyéb, a felhasználóktól gyűjtött információt, és statisztikai célokra használják őket.
4. Alapértelmezés szerint a webböngésző szoftver (böngésző) engedélyezi a sütiket a Felhasználó azon eszközén, amelyen fut. A legtöbb esetben a szoftvert Ön is konfigurálhatja, beleértve a sütik automatikus blokkolásának kikényszerítését is. A sütik kezelésének konfigurálásával kapcsolatos problémák a szoftver (webböngésző) beállításaiban találhatók. Felhívjuk figyelmét, hogy a sütik kezelésének korlátozása befolyásolhatja egyes weboldal-funkciók működését.
5. A sütiket arra használjuk, hogy
   a Weboldal weboldalainak tartalmát a Felhasználó preferenciáihoz igazítsuk, és optimalizáljuk a weboldalak használatát; ezek a fájlok különösen lehetővé teszik a Weboldal Felhasználója számára, hogy felismerje eszközét, és megfelelően jelenítse meg a weboldalt, az egyéni igényeihez igazítva;
   statisztikák készítése, amelyek segítenek megérteni, hogyan használják a Weboldal Felhasználói a weboldalakat, ami lehetővé teszi azok szerkezetének és tartalmának fejlesztését;
   a Weboldal Felhasználójának munkamenetének fenntartása (bejelentkezés után), aminek köszönhetően a Felhasználónak nem kell újra megadnia bejelentkezési nevét és jelszavát a Weboldal minden aloldalán;
6. A Weboldal két alapvető típusú sütit használ: „munkamenet” sütiket (session cookies) és „állandó” sütiket (persistent cookies). A „munkamenet” sütik ideiglenes fájlok, amelyek a Felhasználó végberendezésén tárolódnak a kijelentkezésig, a Weboldal elhagyásáig vagy a szoftver (webböngésző) letiltásáig. Az „állandó” sütik a Felhasználó végberendezésén a süti paramétereiben meghatározott ideig, vagy a Felhasználó általi törlésig tárolódnak.
7. A Weboldalon a következő típusú sütiket használjuk:
   „alapvető” sütik, amelyek lehetővé teszik a Weboldalon elérhető szolgáltatások használatát, pl. hitelesítési sütik, amelyeket a weboldalon hitelesítést igénylő szolgáltatásokhoz használnak;
   biztonsági sütik, pl. a weboldalon történő hitelesítési visszaélések észlelésére szolgálnak;
   „teljesítmény” sütik, amelyek lehetővé teszik a weboldal weboldalainak használatára vonatkozó információk gyűjtését;
   „funkcionális” sütik, amelyek lehetővé teszik a felhasználó által kiválasztott beállítások „megjegyzését” és a felhasználói felület személyre szabását, pl. a felhasználó származási nyelve vagy régiója, betűméret, weboldal megjelenése stb. tekintetében.

XIII. Linkek más oldalakra a weboldalon

A weboldal tulajdonosa tájékoztatja Önt, hogy a weboldal más weboldalakra mutató linkeket tartalmaz. A weboldal tulajdonosa azt javasolja, hogy ismerkedjen meg ezen weboldalak adatvédelmi irányelveivel, mivel azokért nem vállalnak felelősséget.

XIV. Felhasználói adatok védelme a weboldalon

A technikai és szervezési biztonsági intézkedések leírását a weboldal tulajdonosának biztonsági szabályzata (személyes adatok védelme) tartalmazza. Különösen a következő biztonsági intézkedések vannak érvényben:

1. A szerver által automatikusan gyűjtött adatokat egy szolgáltatás-hozzáférési hitelesítési mechanizmus védi.
2. A felhasználóktól a regisztrációs folyamat során gyűjtött adatokat az SSL protokoll és egy szolgáltatás-hozzáférési hitelesítési mechanizmus védi.
3. A szolgáltatásadminisztrációhoz való hozzáférést egy hitelesítési mechanizmus védi.